Registro horario digital: aún no es obligatorio para todos, pero hacerlo mal puede costar hasta 7.500 euros
A 10 de septiembre de 2026, el registro horario digital no es una obligación general para todas las empresas españolas. El fichaje diario sí es obligatorio desde 2019, pero la ley vigente no exige una plataforma digital conectada de forma remota con la Inspección. Confundir ambas cosas puede llevar a gastar antes de tiempo y a descuidar deberes que ya pueden sancionarse.
La reforma existe, pero sigue siendo un proyecto
El cambio iba unido a la reducción de la jornada máxima, pero el Congreso devolvió aquel proyecto de ley en septiembre de 2025. Trabajo abrió después la audiencia de un proyecto de real decreto específico y consultó en 2026 sus futuros requisitos técnicos.
La iniciativa sigue en tramitación, no en vigor. El Consejo de Ministros del 1 de septiembre no la aprobó y el BOE del día 2 tampoco la publica. Aún no hay fecha general de estreno, modelo definitivo ni aplicación que todas las pymes deban contratar.
Esto es lo que tu empresa sí debe cumplir hoy
El vigente artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora concreta de inicio y finalización de cada persona. Se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa; si no lo hay, decide la compañía tras consultar a la representación legal. Los datos deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para el trabajador, sus representantes y la Inspección.
Puede utilizarse papel, tarjeta, hoja de cálculo o aplicación, salvo que el convenio o un acuerdo exijan otra fórmula. Pero el soporte no salva un dato ficticio: un cuadrante previsto no demuestra la jornada realizada y un archivo retocable sin rastro ofrece pocas garantías. La guía oficial de Trabajo detalla el criterio vigente.
El deber alcanza, en general, al personal asalariado de empresas de cualquier tamaño, también a comerciales, equipos móviles y horarios flexibles. En teletrabajo, la Ley 10/2021 exige reflejar fielmente el tiempo de actividad. Un autónomo sin empleados no ficha su propia jornada; con plantilla, sí registra la de sus trabajadores. Las relaciones especiales y actividades con normas propias requieren una revisión específica.
Qué cambiaría el nuevo registro digital
Si el borrador prospera en términos similares, todas las empresas usarían medios digitales. Cada empleado anotaría personalmente el comienzo y el final de la jornada y de las situaciones registrables. El sistema distinguiría horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, pausas no efectivas, trabajo presencial o a distancia y correcciones.
La gran novedad sería la trazabilidad: cada modificación conservaría el cambio, su autoría y las discrepancias. El proyecto prevé copias inmediatas para el trabajador, acceso de la representación legal y consulta presencial y remota por la Inspección. Es el principio que hace valiosa una marca de tiempo fiable en una auditoría. Son previsiones y pueden cambiar antes de publicarse.
Inspección y multas: el riesgo ya es real
La Inspección no necesita esperar a la reforma para solicitar los registros. La empresa debe entregarlos cuando sean requeridos, aunque hoy no exista la conexión remota general que dibuja el borrador. Incumplir las reglas puede ser infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas generales de 751 a 7.500 euros. También pueden aflorar salarios, horas extra y cotizaciones pendientes.
Los 10.000 euros por cada persona afectada repetidos en algunos titulares pertenecían a la reforma legal devuelta por el Congreso: no son el régimen general vigente en la fecha de este artículo.
Fichar no da permiso para vigilarlo todo
El control horario trata datos personales. La AEPD aclara que el fichaje básico no requiere consentimiento, pues cumple una obligación legal, pero la empresa debe informar de la finalidad, recoger solo lo imprescindible y limitar los accesos.
Una app tampoco legitima la geolocalización continua. La Ley Orgánica 3/2018 exige información previa y proporcionalidad. La huella dactilar tampoco es un atajo: la AEPD considera los datos biométricos especialmente protegidos y señala que la legislación española actual no contiene la habilitación específica para su uso ordinario al fichar.
Cómo prepararse sin gastar a ciegas
Una pyme debería comprobar que registra la realidad, corrige olvidos sin borrar el historial, exporta datos legibles y conserva cuatro años de información. En una fintech, un banco o una aseguradora también importan los permisos, el cifrado y las copias de seguridad. Al comparar herramientas SaaS para empresas, conviene preguntar por portabilidad, registro de cambios, accesibilidad, caídas, equipos híbridos e integración con nómina. El contrato con el proveedor debe regular el tratamiento de datos: un sello “preparado para la nueva ley” no sustituye una revisión jurídica y técnica.
El empleado debe fichar la hora real, comunicar fallos y comprobar las correcciones. El registro es una prueba importante, pero no convierte toda disponibilidad en trabajo efectivo ni decide por sí solo qué pausas computan: dependerá de la ley, el convenio y las circunstancias.
Conclusión: adaptarse sí, anunciar una ley inexistente no
El control horario obligatorio ya existe; la digitalización universal, todavía no. La estrategia sensata es corregir hoy cualquier registro deficiente y elegir una solución segura, proporcional y adaptable al texto que finalmente llegue al BOE, sin dar por cerrados requisitos que aún pueden modificarse.
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